AtoZ on osallistunut julkishankintojen kilpailutuksiin varsin selektiivisesti. Seuraamme uusia tarjouspyyntöjä aktiivisesti mutta harvoin päädymme tarjouksen tekemiseen saakka. Yleensä syyt tarjoamatta jättämisen takana liittyvät erilaisiin spesifisiin vaatimuksiin kuten tarkasti määritellyt osaamiset ja referenssit.
Kevään -24 aikana eteemme tuli erittäin mielenkiintoinen tarjouspyyntö, johon päätimme lähteä mukaan. Tarjouspyyntö oli erittäin hyvin määritelty ja se koostui selkeästi erillisistä backend- ja frontend-kokonaisuuksista, joista backend-osioon täytimme kaikki vaatimukset. Parantaaksemme mahdollisuuksia kisassa halusimme löytää Frontend-puolen tekemiseen kokeneen kumppanin. Verkostojen perkaamisen jälkeen saimme alustavasti kumppanin, joka valitettavasti vetäytyi kumppanuudesta tämän tarjouksen kohdalta. Teimme pikaisesti uuden haun ja löysimme henkilökohtaisista verkostoista erittäin osaavan kumppanin, joka oli jo perehtynyt tarjouspyyntöön ja päättänyt olla osallistumatta voimakkaan backend-painotuksen vuoksi. Päädyimme siis todelliseen win-win.tilanteeseen jossa kumpikaan ei halunnut olla toteuttamassa projektia ilman toista..
Varsinainen tarjoksen tekeminen oli tässä kilpailutuksessa selkeää ja suoraviivaista. Toki perehdyttävää materiaalia oli runsaasti ja kokonaisuuden ymmärtäminen vei oman aikansa. Vastattavat kohdat olivat kuitenkin järkeviä ja ymmärryksellämme niihin oli suhteellisen selkeä vastata koska kokonaisuus oli jo suunniteltu valmiiksi. Vuosien takaa muistuu mieleen kilpailutuksia joissa tarjoukseen vastaamiseen piti käytännössä tehdä täysimittainen projektisuunnitelma sekä erittäin laaja arkkitehtuuri- ja tekninen ratkaisukuvaus. Toisilla yrityksillä on tällaisiin vastaamisesta enemmän kokemusta sekä rahkeita lähteä kisaamaan mutta kansantaloudellisesti ajateltuna tuo tekeminen on pois jostain muusta tuottavasta työstä. Tällaisiin laajempien tarjouksien tekemiseen uppoaa useammalta ihmiseltä yhteensä jopa kuukauden panos työaikaa helpostikin. Tässä tapauksessa työaikaa meidän kahdelta henkilöltä meni joitakin työpäiviä ja kumppanilta hiukan vähemmän. Kokonaisuudessaan kilpailutukseen osallistuminen oli ajallisen resurssin käytön kannalta varsin kohtuullinen.
Pitkällisen odottelun jälkeen saimme viimein virallisen päätöksen asiasta emmekä tällä kertaa voittaneet. Sinällään oli mielenkiintoista nähdä miten laaja joukko pienemmistä firmoista aina pörssiyrityksiin saakka oli osallistunut kilpailutukseen, Tämä osoittaa kilpailutuksen kiinnostavuuden ja halun päästä toteuttamaan mielenkiintoista ratkaisua.
Kuten usein muissakin tarjoustapauksissa voiton vie yritys ja henkilöt jotka ovat olleet parhaiten asiakkaan iholla ja tuntevat mitä ja miten kannattaa tarjota. Tässä tapauksessa voittaja oli asiaan hyvin perehtynyt toimittaja jolla oli kokemusta vastaavasta kehitystyöstä sekä näkemystä myös jatkokehityksestä. Tässä herää kysymys olisiko meidän pitänyt käyttää enemmän aikaa tarjouspyyntöön perehtymiseen? Olisimmeko sillä voineet parantaa sijoitustamme? Molempiin on rehellisyyden nimissä annettava myönteinen vastaus. Isoin kysymys on kuitenkin miten paljon aikaa ja vaivaa meidän olisi pitänyt nähdä että olisimme voineet voittaa nykyisen toimittajan?
Asiaan ei ole yksiselitteistä vastausta mutta todennäköisesti suuruusluokkana ajallinen panostus olisi pitänyt olla moninkertainen voittoon yltääksemme. Toki tämä ennakkoperehtyminen olisi helpottanut toteuttamista merkittävästi varsinaisessa toteuttamisvaiheessa. Harvalla yrityksellä kuitenkaan on ammattimaisia tarjouksentekijöitä ja teknisiä osaajia vapaana siinä määrin että julkisiin tarjouksiin lähdettäisiin panostamaan merkittävästi ja tavoittelemaan voittoa.. Panos-tuotto-odotus on usein alhainen ja moni alamme toimija vieroksuu julkisia kilpailutuksia koska epäillään asetelman olevan tavalla tai toisella jotakuta ennakkoon suosiva. Lopputuloksesta huolimatta seuraamme jatkossakin julkisia kilpailutuksia ja rohkaistuneena kumppanin kanssa toimimisesta tulemme todennäköisesti osallistumaan julkisiin kilpailutuksiin useammin.
