AtoZ & AiCan yhteistyössä

Vauhdissa olevan junan kyytiin

AiCanin ja AtoZin yhteistyö käynnistyi akuutin tarpeen myötä.

”Meillä oli erään toisen palveluntarjoajan kanssa kehitteillä AiCanille uusi toiminnanohjausjärjestelmä, jonka käyttöönoton aikaraja oli määritetty tammikuulle 2022. Kyseisellä toimijalla ei kuitenkaan valitettavasti lopulta riittänyt osaaminen uuden järjestelmän rakentamiseen, vaikka he olivatkin tehneet aiempaan järjestelmäämme erilaisia korjaustöitä.

Olimme yhtäkkiä alkuvuodesta 2022 tilanteessa, että meidän täytyi löytää ERP-järjestelmäämme varten uusi ohjelmistokehittäjä ja palveluntuottaja, joka voisi saattaa projektin yhteistyössä maaliin. Sain kirjanpitäjältämme suosituksen AtoZista, sillä hän oli ollut alan asiakkaansa kautta tekemisissä heidän kanssaan”, taustoittaa AiCanin toimitusjohtaja Sauli Aitto-Oja.

Lopullisessa kumppanivertailussa oli Aitto-Ojan mukaan 2–3 ohjelmistotaloa, ja näistä vaihtoehdoista oli lopulta helppo kääntyä AtoZin puoleen.

”Meihin teki vaikutuksen ennen kaikkea AtoZin tapa tarttua todella haastavaan tilanteeseemme: AtoZ hyppäsi käytännössä vauhdissa olevan junan kyytiin ja otti hallinnan softasta, joka ei ollut heidän rakentamansa. He kykenivät hyvin ripeällä aikataululla selvittämään, millainen tilanteemme ja tarpeemme tuolloin oli.

Vuoden 2022 maaliskuusta toukokuuhun etenimme AtoZin ja edellisen palveluntarjoajan kanssa hybridimallilla, jossa pyrimme saamaan AtoZin tukevasti projektiin mukaan ja päättämään samalla aiemman toimijan roolin ja vastuun kokonaisuudessaan. Tuosta kesästä eteenpäin olemme jatkaneet aiheen parissa pelkästään AtoZin kanssa.”

Ydintoiminnallisuuksien varmistamisesta kohti jatkuvasti laajempaa ohjelmistoa

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän perimmäisenä tarkoituksena on, että AiCan pystyy pyörittämään useiden satojen ja välillä jopa tuhansien ihmisten työvuoroja ja laskutusta samassa järjestelmässä.

”AiCanilla on palkkalistoilla neljän ja viiden tuhannen väliltä työntekijöitä kahdessa yhtiössä, ja esimerkiksi meille kiireisessä kesäkvartaalissa liikutellaan kahden viikon jaksoissa jopa tuhannen ihmisen dataa samanaikaisesti. Järjestelmä sisältää kaikkien työntekijöidemme kaikki tarvittavat tiedot, eli käsiteltävä massa on siis valtava. Toiminnanohjausjärjestelmä sisältää henkilöstönhallinnan, työvuorot sekä asiakkaiden hallinnan, ja sama ohjelmisto huolehtii myös laskutuksesta kirjattujen vuorojen perusteella. Yhden järjestelmän välityksellä hallinnoidaan siis kaikki muu paitsi palkanmaksu”, Aitto-Oja avaa.

Myös AiCanin asiakkuuspäällikkö Ari Pulkkinen arvostaa AtoZin kykyä ottaa vaikea tilanne haltuun ja harteilleen kokonaisvaltainen vastuu järjestelmän ylläpitämisestä ja jatkokehittämisestä.

”Yhteistyömme alussa ykkösprioriteettina AtoZin kanssa oli olemassa olevien bugien sekä muiden virheiden korjaaminen ERP-järjestelmän raakaversioon, jotta sen ydintoiminnallisuudet saadaan toimimaan luotettavasti. Koko softa oli rakennettu täysin toisella tavalla kuin miten AtoZ olisi sen tehnyt, eli täytyy ehdottomasti nostaa heille hattua tilanteen ottamisesta kontrolliin.”

Isot kokonaisuudet rakennetaan sprinteissä pienemmistä osista

AiCanin ERP-järjestelmän kehitys etenee Aitto-Ojan ja Pulkkisen mukaan suurissa kokonaisuuksissa, jotka palastellaan pienempiin osiin, joita puolestaan puidaan yhdessä 2–3 viikon sprinteissä.

”Yksi järjestelmän suurista kokonaisuuksista on ollut esimerkiksi palkanlaskun ja laskutuksen toiminnallisuuksien kehittäminen luotettavalle tasolle, jotta kaikki osapuolet voivat luottaa, että laskut lähtevät ajallaan automatisoidusti eteenpäin. Toinen on se, miten työntekijämme pystyvät tekemään järjestelmässä kirjauksia eli syöttämään ja muokkaamaan työvuorojaan niin tietokoneella kuin mobiilillakin. Kolmantena myös asiakkaiden on pystyttävä käyttämään järjestelmää ja tarkastelemaan työntekijöiden vuoroja. Kehityskohteisiin sisältyvät siis niin AiCanin taloushallinto, työntekijät kuin asiakkaatkin.”

Peruspalikoiden pystyttämisen jälkeen AtoZ on viime aikoina pystynyt keskittymään puhtaasti kehitystyöhön ja uusiin ominaisuuksiin.

”Kun olimme selvinneet kesästä ydintoiminnallisuuksien turvin, syksyllä eteen astui tehtävä rakentaa järjestelmään kasa siitä vielä puuttuvia ominaisuuksia. Teemme tällä hetkellä yhteistyötä järjestelmän jatkokehittämisen osalta – toivelista on kasvanut matkan varrella mutta samalla toki myös lyhentynyt valmistuneiden ominaisuuksien osalta.

AtoZ on rakentanut järjestelmään muun muassa raportointiominaisuuden, työ- ja oleskelulupakorttien sekä järjestyksenvalvontaan liittyvien lupakorttien voimassaolo- ja työnteko-oikeuksien hälytysominaisuuden sekä hälytyskäytäntöjen kirjaamiseen liittyvien laskutus- ja palkanlaskentaominaisuuden. Esimerkiksi ulkomaalaisten työntekijöiden työ- ja oleskelulupiin sekä työnteko-oikeuksiin liittyvien tuntimäärien seurantaan on hyvä olla olemassa selkeä järjestelmä, joka varoittaa, jos oleskelulupa on vaikkapa vanhentumassa tai työntekijän viikon työtunnit ylittävät hänelle määritellyn maahanmuuttoviranomaisen kirjaaman työnteko-oikeuden. Eli tällaisetkin prosessit on nyt saatu automatisoitua.

Lisähuomiona AtoZ myös testaa toiminnallisuuksien toimivuuden ennen tuotantoa. Historiamme huomioiden se on meille todella iso asia. Kun meillä on kiire ja toivomuslista on pitkä, AtoZ on pitänyt järjen päässä, eikä toimintaympäristöömme ole tuotu keskeneräisiä toiminnallisuuksia”, Pulkkinen sanoo.

Pöytään selkeää projektinhallintaa sekä taito puhua yhteistä kieltä

AiCania on auttanut huomattavasti myös se, että yhteistyön myötä he ovat paremmin kärryillä projektin etenemisestä.

”Järjestelmäprojektimme kannalta käänteentekevää on ollut, että AtoZin asiantuntijat tuovat jatkuvasti esille omia näkemyksiään projektinhallinnasta. Edellisen toimijan kanssa emme saaneet selkeää kuvaa, missä mennään ja mitä tehdään; AtoZ sen sijaan kykenee esittämään hyvin asiakaslähtöisesti, mitä milloinkin tapahtuu. Käymme päivittäisissä palavereissa ajankohtaisia asioita läpi, ja meillä on jatkuvasti kalenterinäkymät, mihin päivämäärään mennessä mitäkin asioita täytyy olla tehty ja mitä milloinkin on tarpeen priorisoida.

Koen myös, että puhumme samaa kieltä, eli AtoZin asiantuntijat sanoittavat ymmärrettävästi tehtäviä toimenpiteitä. He kysyvät ja kyseenalaistavat, mitä haluamme ja millainen järjestelmän tulisi olla, jotta he pystyisivät rakentamaan tavoitteisiimme sopivaksi. Ja sitten ohjelmisto konkretisoituu eteemme selkeän vuoropuhelun myötä”, Pulkkinen sanoo.

Aitto-Oja on hyvin samoilla linjoilla ja kehuu AtoZin osaamista sekä sen esilletuomista.

”Korostan, että vaikka AiCanin porukka on kokenutta henkilöstöpalvelubisneksessä ja meillä on laaja tietämys siitä, mitä kaikkea järjestelmän täytyy pystyä tekemään, emme ole itse ohjelmistokehityksen syvimpiä asiantuntijoita. AtoZ on pystynyt tuomaan projektinhallintaan näkemystä, miten järjestelmä kannattaisi rakentaa, jotta se palvelisi juuri meidän liiketoimintaamme. Ja siinä he ovat onnistuneet todella hyvin.

On jopa koskettavaa, kuinka tosissaan, reilusti ja rehellisesti heidän tiiminsä otti kopin hankalasta tilanteestamme. Olemme löytäneet sitoutuneen tiimin, joka puhuu vieläpä kieltä, jota mekin ymmärrämme. AtoZ on ollut suorastaan jackpot yhteydenpidon ja projektinhallinnan osalta.”

”Toimiva järjestelmä antaa meistä kuvan vastuullisena ja asiat hyvin hoitavana työnantajana”

Aitto-Oja ja Pulkkinen nostavat AtoZin vahvuuksiksi osaamisen, joustavuuden sekä ihmislähtöisen lähestymistavan ohjelmistokehitykseen.

”AtoZin ihmisillä on valtavasti osaamista tässä aihepiirissä, ja he ovat vieläpä rekrytoineet tarvittaessa jopa lisää väkeä. On ollut hienoa huomata, että he ottavat projektimme tosissaan ja omaavat vilpittömän halun auttaa ja tukea. Matkan varrella on toki ollut erilaisia haasteita, ja toimialoillamme esimerkiksi pahat pandemiakuukaudet laittoivat usein kapuloita rattaisiin.

Projektikarttaa on siis jouduttu välillä muokkailemaan, ja AtoZ on tarvittaessa reagoinut ja joustanut tukalissa tilanteissa. Tuo myötätunto on tehnyt meihin vaikutuksen. AtoZin joustavuus näkyy myös ihan päivittäisessä arjessamme. Jos meille tulee vaikka aikataulullisia haasteita omassa työssämme, voimme muokata aikataulua puolin ja toisin.”

AiCanille selkeä, toimiva ja luotettava toiminnanohjausjärjestelmä peilaa koko yrityksen palvelun laatua.

”Varmasti se arvo, jota yhteistyön myötä saamamme toiminnanohjausjärjestelmä meille tuo, kiteytyy etenkin asiakkaiden ja työntekijöidemme puolelta: nyt kaikilla on käytössään järjestelmä, joka varmasti toimii. Meillä on isoja asiakkuuksia, jotka toimivat ERP-järjestelmämme kautta, ja jos se ei toimisi, palautetta tulisi suuntaamme välittömästi.

Toimiva järjestelmä antaa meistä kuvan vastuullisena ja asiat hoitavana työnantajana, johon työntekijät sitoutuvat. Työntekijät ovat pääomaamme, ja kun työntekijämme ovat tyytyväisiä, myös asiakkaamme ovat. Järjestelmä on siis tuonut meille liiketoiminnallisten hyötyjen lisäksi mittavan määrän brändi- ja statusarvoa.

Olemme välillä koviakin vaatimaan asioita, ja AtoZ onnistuu silti aina keksimään toiveisiimme hyviä vaihtoehtoja. Kaikkiaan olemme todella tyytyväisiä heidän tekemiseensä, ja tämä on ollut hieno yhteistyö, joka jatkuu edelleen. Kun kerromme asiakkaille järjestelmäkehityksestämme ja sitä taustalla kehittävästä yrityksestä, voimme ylpeästi kertoa AtoZista.”

AtoZin palvelu AiCanille sisältää siis

• tuhansien ihmisten käyttämän toiminnanohjausjärjestelmän rakentamisen ja jatkokehityksen
• ammattitaidon, omien näkemysten proaktiivisen ja selkeän esittämisen sekä joustavuuden projektissa joka päivä
• vilpittömän halun ja ihmislähtöisen lähestymistavan ohjelmistokehitykseen parhaan mahdollisen lopputuloksen eteen.

Ota suora yhteys #AtoZmyyntiin

Lupaamme syventyä ongelmasi ratkaisuun kaikella intohimolla ja osaamisella.